Vetserv Oy:n tietosuojaseloste
 

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä 

Vetserv Oy – Annan Eläinlääkäriserviisi, y-tunnus: 2769269-2.
Yhteystiedot: Vanhankirkonkatu 29 26100 RAUMA
Puh: 050 – 322 5523

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Vetserv Oy / Ismo Nevalainen
Vanhankirkonkatu 29 26100 RAUMA
Puh: 050 – 322 5523
E-mail: info@vetserv.fi

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt asiat

Rekisterin nimi: Vetserv Oy:n asiakasrekisteri. 

Asiakasrekisteriin rekisteröidään eläinlääkärihoitoon saapuneen lemmikin omistajan perustiedot (Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä hoidettavan eläimen perustiedot (Nimi, rekisterinumero, syntymäaika, sukupuoli, paino, mikrosirunumero, vakuutusstatus) sekä eläimen hoitohistoria, tutkimukset ja lääkitykset.

3. Rekisterin pitämisen ja käsittelyn peruste sekä käyttötarkoitus

Asiakasrekisterin pitämisen peruste on ylläpitää lääkelain mukaista rekisteriä luovutettujen ja käytettyjen lääkkeiden saajasta. Lisäksi rekisterin käyttötarkoitus on kohdistaa suoritetut tutkimukset ja hoitotoimenpiteet hoitohistoriana eläimen omistajan ja eläimen nimillä olevaan rekisteriin.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella ja potilaan tietoja käsittelee vain hoitoon osallistuva henkilökunnan jäsen työtehtävään liittyen.
  • Tietoja käsitellään potilashoitoon ja asiakaspalautteeseen liittyvien asioiden yhteydessä.
  • Asiakassuhteen hoitaminen, eläimen hoitotoimenpiteet, hoito- ja lääkitysrekisterin ylläpito. 
  • Asiakaspalveluun ja siihen liittyvän viestinnän ja asiakkaan kanssa sovitun markkinoinnin hoitamiseksi. Markkinointitoimenpide voi olla rokotusmuistutuksen tai muun jatkohoidon asiakkaan hyväksymä viestintä.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot ja tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot: 
Yhteystiedot
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite, silloin kun asiakas sen haluaa luovuttaa
Asiakkaan antamat suostumukset, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Asiakastiedot
Asiakkaan omistaman eläimen perustiedot (nimi, laji, rotu, sukupuoli), rekisterinumero, mikrosirunumero, hoitotiedot, diagnoosit, lääkitykset ja yleinen hoitohistoria

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen Vetserv Oy, Tietosuojavastaava, Vanhankirkonkatu 29, 26100 RAUMA

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää poistamaan tai oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Edellä mainitut pyynnöt tehdään kirjallisesti Vetserv Oy:n yhteyshenkilölle.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.  

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. 

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. 
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakkailta tai asiakkaan valtuuttamalta eläimen hoitajalta asiakassuhteen syntyessä tai uusintakäynnin yhteydessä tehtävän tietojen päivityksen yhteydessä. Asiakkaalta itseltään kerättyjen yhteystietojen lisäksi, eläimen tietoja voidaan varmistaa ja noutaa omistajan suostumuksella mikrosirulukijan avulla Kennelliiton Omakoira-palvelusta tai rotukissajärjestön mikrosirurekisteristä. Saadut tiedot ovat silloin samat, kuin mitä asiakasrekisteriin asiakasta haastattelemalla tai eläimen rekisterikirjasta saadaan. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Vetserv Oy:n ulkopuolelle. Henkilö- ja eläintietoja voidaan kuitenkin jakaa rekisteröidyn hyväksynnällä Vetserv Oy:n yhteistyökumppaneille.

Luovutamme ulkoisen laboratoriotutkimuspyynnön yhteydessä ne asiakkaan vähimmäistiedot, jotka riittävät tuloksen oikeaan potilaaseen kohdistamiseen ja laboratoriotulosten kirjaamiseen (asiakkaan etu- ja sukunimen sekä eläimen yksilöintitiedot). Yhteistyölaboratoriomme ovat Movet Oy, Patovet Ay ja Laboklin GMBH. 

Asiakas voi luovuttaa tietojaan Royal Canin Finland Oy:lle (Royal Canin -ruoat) tai Dechra Oy:lle (Specific-ruoat) asiakkaan hyvitysohjelman mukaisen ilmaisen tai alennusruokaluovutuksen yhteydessä, jolloin asiakas ostohyvitysoikeuden täytyttyä allekirjoittaa keräilykortin/-lomakkeen. Lomake sisältää asiakkaan nimen ja puhelin- ja/tai sähköpostiosoitteen. Täytetty lomake palautetaan hyvityksen antaneelle yritykselle tositteena kirjanpitoon. Royal Canin Finland Oy ja Dechra Oy ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.  

Luovutamme asiakkaan hyväksynnällä tietoja Kennelliitolle PEVISA-ohjelman (Perinnöllisten sairauksien ja vikojen vastustamisohjelma) vaatimissa puitteissa, mm. erilaiset viralliset tutkimukset, joista kirjataan asiakkaan ja eläimen tunnistetiedot virallisten tarkastusten vaatimassa laajuudessa. 

Laskutusyhteistyökumppanimme Lindorff Oy kerää erämaksuluoton myöntämisen ja avaamisen yhteydessä siihen tarvittavat asiakastiedot tietosuojalain puitteissa.

8. Käsittelyn kesto ja tietojen säilytys

Tiedon säilytys ja käsittelyn pituutta koskevat yleiset periaatteet. 

  • Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin asiakassuhde on voimassa ja kirjanpito- tai lääkelaki yrityksen kirjanpitoaineistolta edellyttää.
  • Rokotusmuistutuslistalta pääsee halutessaan pois ilmoituksella vastaanottoon. Myös asiakassuhteen päättyessä rutiininomaiset sovitut hoitomuistutukset poistetaan järjestelmästä.
  • Tietokonejärjestelmät on suojattu F-Securen tietosuojaohjelmilla.
  • Vastaanotossa on Securitas Oy:n kulunvalvontalaitteet ja tietokonepäätteet ovat salasanalukituksessa.
  • Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain vaitiolovelvollisuuden sisältäneen työsopimuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä. 
  • Digitaalinen aineisto säilytetään Terakuu Oy:n asiakasohjelmassa. Aineistoon pääsy on suojattu.


9. Henkilötietojen käsittelijät 

Asiakasrekisteriä käsittelevät Vetserv Oy:n työntekijät asiakkaan yhteydenoton yhteydessä tai eläimen hoitotoimenpiteen yhteydessä. Henkilö- ja potilastietoja saa käsitellä vain hoitoon tai yhteydenottoon liittyvät työntekijät. 

Potilasohjelmiston päivitysten ja korjaustapahtumien yhteydessä ohjelmistotoimittaja ja IT-tuki Terakuu Oy joutuu käsittelemään ohjelmistoa.

Tilitoimisto Uotila & Laine Oy saa kirjanpitoon liittyviä asiakastietoja kirjanpitomateriaalin mukana. 

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 

Automaattinen rokotusmuistutusohjelma listaa omistajat ja ne eläimet, joiden rokotusten voimassaolo päättyy seuraavan kuukauden aikana. Tietosuojavastaava tarkistaa tiedot ja lähettää muistutuksen omistajan toivomalla tavalla joko SMS- tai sähköpostiviestinä asiakkaan hyväksymään numeroon/osoitteeseen tai kirjepostilla paperisena.